Digital Workplace : les 5 clés d’un cadrage réussi

Pourquoi bien cadrer un projet est-il essentiel pour aligner vision stratégique et besoins réels des collaborateurs ?

Cette étape intervient avant le lancement et la réalisation, elle permet d’aboutir à un cahier des charges ou à un support d’aide à la décision solide.

Dans le cadre d’une Digital Workplace, les enjeux sont multiples : attentes fortes des collaborateurs, enjeux stratégiques pour l’organisation, offre de solutions et de fonctionnalités quasi infinie, sans oublier les contraintes internes à bien identifier.

Dans ce contexte, se faire accompagner par un prestataire externe est souvent un vrai plus pour sécuriser vos décisions. Mais encore, faut-il poser les bons fondamentaux pour un cadrage efficace.

Au sein de La Fabrique, nous sommes convaincus que la prise en compte de la parole des collaborateurs est un levier déterminant du succès pour :

• affiner l’envergure fonctionnelle de la Digital Workplace,
• définir un périmètre éditorial pertinent,
• clarifier les objectifs du projet
• surtout, d’impliquer durablement les équipes.

Voici 5 leviers concrets, basés sur le recueil des besoins et des attentes de vos collaborateurs, pour transformer cette phase de cadrage en un véritable facteur de réussite.

Clé n°1 : Accepter de se remettre en question

La première étape consiste à recueillir des informations auprès de vos collaborateurs afin d’identifier leurs usages actuels, leurs attentes et leurs besoins.

Nos conseils :

• Jouer la transparence : lors des échanges, une partie des problématiques de votre organisation va naturellement remonter. Il est mieux pour le prestataire d’être sensibilisé en amont à ces sujets.
• Ne pas se formaliser : le prestataire est là pour vous aider à prendre du recul sur les usages réels. Il ne remet pas en cause les décisions passées, il observe la situation pour faire évoluer le système en place. Les retours des collaborateurs ne doivent jamais être pris comme des attaques.
• Faire preuve d’empathie et accepter la contradiction : ne restez pas figés sur vos propres usages ou expériences. Votre perception des outils n’a pas plus de valeur que celle de vos utilisateurs. Si vous lancez un cadrage et un recueil des besoins, il faut accepter que les orientations retenues ne soient pas toujours celles que vous auriez choisies seul au départ.

Clé n°2 : Interroger tous les types d’utilisateurs

Entendre les « bons clients », oui… mais aussi les silencieux.
Le recueil des besoins ne sera pertinent que si les profils d’utilisateurs consultés sont réellement représentatifs.

• Ne pas se limiter aux plus avancés ou aux plus disponibles : évitez de vous concentrer uniquement sur les collaborateurs très à l’aise avec les outils ou sur ceux qui répondent toujours présents. Explorer la non-pratique, écouter les profils plus réfractaires est tout aussi précieux pour comprendre les usages informels, les freins, et les leviers que le futur outil pourra actionner.
• Informer les collaborateurs tout au long du processus : faire participer les collaborateurs, c’est prendre en compte leur parole. Ils sont inclus dans le projet avant même son lancement et peuvent devenir des ambassadeurs à la sortie de l’outil. Partagez les avancées, communiquez les résultats des enquêtes et ateliers : c’est un très bon moyen d’embarquer l’ensemble des équipes.

Clé n°3 : Vous impliquer à bon escient

Un cadrage réussi demande une implication réelle de la part de l’organisation.

• Prévoir une gouvernance efficiente : pendant le cadrage, des arbitrages devront être faits et des questions clés tranchées. Il faut pouvoir porter et défendre le projet auprès de la direction. Une équipe projet réunissant idéalement les Ressources Humaines, la Direction des Systèmes d’Information et la Communication est un atout pour avancer vite et bien.
• Être clair sur les limites du projet : prendre en compte l’avis des collaborateurs favorise l’adhésion et permet de mieux cerner les besoins réels. Pour autant, il est important de ne pas créer de faux espoirs. Si certaines problématiques internes sont ancrées (ouvertures réseaux, utilisation du mobile sur les heures de travail, …), prenez le temps de l’expliquer clairement en amont.
• Ne pas sous-estimer votre mobilisation : la phase de cadrage implique d’animer des ateliers, d’organiser le recueil des besoins, de communiquer, de relancer les collaborateurs… C’est une étape exigeante en temps et en énergie. L’anticiper, c’est se donner les moyens de la réussir.

Clé n°4 : Anticiper les chantiers annexes

La Digital Workplace ne vit pas seule : elle s’inscrit dans un écosystème d’outils, de processus et de pratiques qu’il faut prendre en compte.

• Penser en termes d’écosystème et prioriser les chantiers : au cours du cadrage, de nombreuses problématiques vont émerger. Certaines seront directement liées à l’intranet ou aux outils collaboratifs actuels, d’autres seront connexes (organisation du travail, pratiques managériales, droit à la déconnexion, gouvernance de la donnée, etc.)

Le cadrage est l’occasion de dresser un état des lieux des usages réels. La mise en place d’une Digital Workplace peut ainsi s’accompagner de chantiers complémentaires, qui seront eux aussi des facteurs de réussite du projet global.

Clé n°5 : Choisir le bon prestataire

Le choix de votre partenaire d’AMOA est déterminant.

• Privilégier un prestataire expérimenté : certaines problématiques reviennent régulièrement (sécurité vs collaboration, diversité des publics, éclatement géographique des équipes…). Chaque organisation a ses spécificités, mais il est rassurant de s’appuyer sur un prestataire qui a déjà accompagné différents contextes et peut partager des retours d’expérience concrets.
• S’assurer qu’il maîtrise les solutions existantes : un bon partenaire connaît les solutions du marché, leurs périmètres fonctionnels, les nouveautés, les tendances, mais aussi les ordres de grandeur budgétaires. Cette vision vous aide à aligner vos ambitions avec la réalité du marché.
• Choisir un partenaire indépendant des éditeurs : selon nous, la première règle d’un cadrage réussi est la neutralité vis-à-vis des solutions. L’objectif n’est pas de vous orienter vers un outil prédéfini, mais de vous accompagner dans la clarification de votre projet et de vos priorités. La solution vient ensuite, au service de vos besoins, et non l’inverse.

Au sein de La Fabrique, nos équipes vous accompagnent dans vos prises de décision autour de votre future Digital Workplace.

Grâce à un cadrage stratégique et fonctionnel structuré, nous transformons la parole des collaborateurs et vos enjeux métier en un projet concret, priorisé et réaliste, qui servira de base solide pour le choix de la solution, la conception et le déploiement de votre nouvel environnement de travail numérique.

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